Kogude kasutuskord

TALLINNA ÜLIKOOLI ARHEOLOOGIA TEADUSKOGUS HOITAVATE KOLLEKTSIOONIDE JA ARHIIVI SÄILITAMISE, LEIDUDE JA ARHIIVIMATERJALIDE VASTUVÕTMISE, KORRASHOIU, KASUTAMISE, LAENUTAMISE JA EKSPONEERIMISE KORD

ÜLDIST

1. Tallinna Ülikooli arheoloogia teaduskogus (edaspidi AT) hoiustatav arheoloogiakogu (edaspidi AK) koosneb:
a) arheoloogilistest (sh numismaatilistest ja arheo-osteoloogilistest) kollektsioonidest;
b) arheoloogiaarhiivist;
c) püsipreparaatidest (sh luude ja taimejäänuste võrdluskogud ning pinnaseproovid).

2. AK on riigivara ja tervikuna üksikosadeks lahutamatu.

3. AK täieneb arheoloogiliste kaevamiste, maastikuinspektsioonide, annetuste, ostude jms tulemusel.

4. AT-s säilitatavad arheoloogilised leiud ja arhivaalid signeeritakse akronüümiga AI, mis on üks osa leidude arvelevõtmise süsteemist.

5. AK on avatud teaduslikuks uurimiseks ja õppetööks tasuta. Järelevalvet AK kasutamise üle korraldab AT peavarahoidja. Vaidlusküsimused lahendab AT juhataja, kaasates vajadusel Tallinna Ülikooli rektori.

6. AT-s säilitatavate leidude, arhivaalide ja püsipreparaatidest tehtud uuringute ja analüüside publitseerimise kohta kehtivad eeskirjad, mis on kooskõlas Eesti Vabariigi autorikaitse seadusega.

7. AK kasutamine kommertstegevuseks on tasuline ning toimub vastavalt kehtestatud hinnakirjale.

l. ARHEOLOOGILISTE KOLLEKTSIOONIDE SÄILITAMINE

1.1. Arheoloogilisi kollektsioone säilitatakse selleks ette nähtud hoidlates ja ekspositsiooniruumides.
1. 2. Hoidlate ja ekspositsiooniruumide tehnilised ja kliimatingimused peavad tagama kollektsioonide säilivuse.
1. 3. Kollektsioonide säilitustingimusi jälgivad AT juhataja, peavarahoidja, koguhoidjad ja konservaatorid lähtudes juhistest, mis on avaldatud väljaannetes „Artefaktide säilitamine“ Konsa, K., 2007, Tartu Ülikooli Kirjastus ja „The Archaeologist`s manual for conservation“ Bradely A. Rodgers, 2004, Kluwer Academic/Plenum Publichers, New York.
1.4. Kollektsioonide tehnilised säilitus- ja kasutustingimused (küte, valgustus, valvesignalisatsioon ja ruumide puhastamisega seotud sanitaarnõuete täitmine) tagab Tallinna Ülikool.

2. ARHEOLOOGILISTE LEIDUDE VASTUVÕTMINE

2.1. Arheoloogiliste leidude (edaspidi leidude) vastuvõtuga tegeleb AT peavarahoidja või tema määratud koguhoidja. AT peavarahoidjaga lepitakse e-kirja teel eelnevalt kokku leidude üleandmise-vastuvõtmise aeg.
2.2. Leidude vastuvõtmisel vormistatakse üleandmise-vastuvõtmise akt (vt aktide ja lisade vorme), mis on põhidokument selle kohta, et leiud on AT-sse vastu võetud.
2.3. Akti märgitakse koostamise koht ja kuupäev, vastuvõtja nimi ja ametikoht, üleandva asutuse või isiku nimi ja kontaktandmed, vastuvõetavate leidude hulk ja loetelu. Väärismetallist esemete puhul märgitakse ära ka nende kaal. Luuleidude hulga võib loetellu märkida luustike või üle antavate luukarpide arvuna, pinnaseproovide puhul fikseeritakse proovi maht ja arv. Suure koguse leidude puhul võib koostada eraldi nimekirja, mis lisatakse vastuvõtuaktile või saadetakse üleandmisele-vastuvõtmisele eelnevalt AT peavarahoidja või tema poolt määratud koguhoidja e-mailile. Aktis peab kajastuma leidude üleandmise hetkeseis, sh teave väljalaenutuste kohta (s.o uurimiseks, konserveerimiseks ja/või määramiseks kollektsioonist välja antud leidude teave koos laenutaja andmetega).
2.4. Vastuvõtuakt koostatakse kahes eksemplaris, millest esimene jääb AT-le ja teine leidude üleandjale.
2.5. Arvele võetud leiududele antakse peanumber, mis kantakse pearaamatusse.
2.6. Leidude arvele võtmisel kasutatakse akronüümi AI, peanumbrit ja kooloniga eraldatud alanumbrit.
2.7. Leidude AT-sse vastuvõtmisel lähtutakse nõuetest, mis on leitavad AT poolt koostatud juhenditest.
2.8. AT-l on õigus keelduda leidude vastuvõtmisest kui ilmneb, et juhendites kehtestatud nõudeid ei ole täidetud.

3. ARHEOLOOGILISTE LEIDUDE INVENTEERIMINE

3. 1. Arheoloogiliste leidude inventeerimist viivad läbi koguhoidjad AT peavarahoidja juhendamisel.
3.2. Leidude inventeerimisandmed kannavad koguhoidjad Tallinna Ülikooli arheoloogia andmebaasi TALAR.
3.3. Inventeerimise õigsust kontrollib inventeerimiskomisjon. Inventeerimiskomisjoni liikmed nimetab AT juhataja.

4. ARHEOLOOGILISTE KOLLEKTSIOONIDE KASUTAMINE

4.1. Kõik arheoloogiliste kollektsioonide kasutajad registreeritakse vastavasse hoidla külastusraamatusse.
4.2. Leide saab kohapeal kasutada vaid AT peavarahoidja loal ja vastava koguhoidja juuresolekul. Kohapealne leidude kasutamise aeg tuleb eelnevalt kokku leppida (vt kontaktid).
4.3. Leide tohib hoidlatest välja viia vaid erandkorras uurimiseks, pildistamiseks, joonistamiseks, kataloogimiseks, konserveerimiseks, eksponeerimiseks ja õppetööks AT peavarahoidja loal, AT-st väljaviimisel lisaks juhataja loal. Leidude hoidlast väljaviimine fikseeritakse hoidla külastusraamatus ja/või proovivõtu protokollis ning leiukarpides allkirjastatud sedelitega.
4.4. Üliõpilased saavad töötada leidudega neid juhendava õppejõu avalduse alusel.
4.5. Isikutel, kes on rikkunud leidude kasutamise korda, võetakse ära leidude kasutamise õigus, kas ajutiselt või alatiseks.
4.6. Kasutada ei saa konserveerimisel ja restaureerimisel olevaid leide. Ekspositsioonis olevaid leide saab kasutada vaid erandjuhtudel.
4.7. Arheoloogiliste esemete pildistamisloa annab AT peavarahoidja. Leidudest tehtud ülesvõtete pildifailid tuleb anda hiljemalt ühe kuu jooksul üle arheoloogiaarhiivi.
4.8. Leidude publitseerimisel tuleb ära märkida akronüüm (AI) ja peanumber, soovitavalt ka leiu alanumber.
4.9. Leide võib deponeerida teistele asutustele (ülikoolidele, muuseumidele) üksnes ajutiselt ja tingimusel, kui laenutaja võtab vastutuse laenutatud esemete nõuetekohase säilitamise ja turvalisuse eest.
4.10. Leidude deponeerimine toimub deponeerimisakti alusel kuni üheks aastaks. Laenutamistähtaja pikendamiseks tuleb esitada AT juhatajale vastav avaldus.
4.11. Deponeerimisakti koostab AT peavarahoida, kes jälgib, et ajutiselt laenutatud esemed tagastatakse õigeaegselt. Akti kinnitab AT juhataja.
4.12. Deponeeringu tagastamisel tehakse vastav märge deponeerimisakti, mis allkirjastatakse üleandja ja vastuvõtja poolt.
4.13. AT-le jääb õigus AK-st deponeeritud esemete allesoleku ja seisundi kontrollimiseks ja põhjendatud juhul deponeerimisakti ennetähtaegseks lõpetamiseks.
4.14. Leidudest tehtavate analüüside proovivõtuloa annab AT peavarahoidja. Selle kohta koostatakse proovivõtu protokoll, milles lepitakse kokku võimalik leiu kahjustamise ulatus, analüüsi läbiviimise aeg, analüüsi tulemuste avaldamise õigused ning muud analüüsi läbiviimisega ja leiu tagastamisega seonduvad tähtajad jm asjaolud. Proovivõtu protokollid säilitatakse arheoloogiaarhiivis.

5. LEIDUDE EKSPONEERIMINE

5.1. Leidude eksponeerimisel tuleb tagada samasugused säilitus- ja hoiutingimused nagu hoidlates.
5.2. Erilist tähelepanu tuleb pöörata eksponeeritavate leidude turvalisusele.
5.3. Leidude ajutisel eemaldamisel ekspositsioonist pannakse vitriini teade, kuhu märgitakse leiu pea- ja alanumber, väljavõtmise kuupäev ja põhjus.

6. ARHEOLOOGIAARHIIV

6. l. Arheoloogiaarhiivi säilitatakse selleks ette nähtud ruumides.
6. 2. Arhiiviruumide tehnilised ja kliimatingimused peavad tagama arhivaalide säilivuse ja julgeoleku.
6.3. Arhiivi säilitustingimusi jälgib arhiivihoidja lähtudes Eesti Vabariigi arhiiviseadusest ja eeskirjast.
6.4. Arhiivi tehnilised säilitus- ja kasutustingimused (küte, valgustus, valvesignalisatsioon ja ruumide puhastamisega seotud sanitaarnõuete täitmine) tagab Tallinna Ülikool.

7. ARHIVAALIDE VASTUVÕTMINE

7.1. Arhivaalide vastuvõtmisega tegeleb arhiivihoidja, kes teeb sellekohase sissekande arhiivi tulmeraamatusse.
7.2. Tulmeraamatu sissekanne on põhidokumendiks arhivaali kuulumise kohta AT-sse.
7.3. Tulmeraamatusse märgitakse arhivaali nimetus, selle ja kuupäev, vastuvõtja nimi, üleandva isiku või asutuse nimi ja aadress, vastuvõetavate arhivaalide hulk ja loetelu.
7.4. Arhiivi vastuvõetud arhivaalidele signeeritakse akronüümiga AI ja antakse fondinumber.
7.5. Isikuarhiivide üleandmisel võib üleandja nõudmisel kehtestada sellele kasutamispiirangu.
7.6. Kõigi arhiivis säilitatavate käsikirjaliste materjalide ja nende juurde kuuluvate fotode, filmide, jooniste, kaevamis- ja leiuplaanide suhtes säilib autoriõigus.

8. ARHIIVI INVENTEERIMINE

8.1. Inventeerimist teeb arhiivihoidja arheoloogia teaduskogu juhataja ja peavarahoidja juhendamisel.
8.2. Arhiivihoidja kannab inventeerimisandmed Tallinna Ülikooli arheoloogia andmebaasi TALAR.
8.3. Inventeerimise õigsust kontrollib inventeerimiskomisjon. Inventeerimiskomisjoni liikmed nimetab AT juhataja oma korraldusega.

9. ARHEOLOOGIAARHIIVI KASUTAMINE

9.1. Kõik arhiivi kasutajad registreerivad end selleks ette nähtud arhiivipäevikus.
9.2. Arhivaale kasutatakse üksnes arhiivis. Arhiivist saab arhivaale välja viia vaid erandkorras kirjaliku taotluse alusel ja AT juhataja loal. Arhivaali väljaviimine fikseeritakse arhiivipäevikus.
9.3. Arhiivi kasutajatel on õigus teha märkmeid ja väljakirjutusi.
9.4. Arhivaalide skanneerimist, fotografeerimist ja kopeerimist teeb arhiivihoidja. Tellimustöö puhul tuleb lähtuda AT-s kehtestatud hinnakirjast.
9.5. Isikutel, kes on rikkunud arhiivi kasutamise korda, võetakse ära arhiivi kasutamise õigus kas ajutiselt või alatiseks.
9.6. Arhiivimaterjalide publitseerimisel tuleb ära märkida akronüüm AI ja fondinumber või viidata AT arhiivile.

10. PÜSIPREPARAADID

10.1. Püsipreparaadid koosnevad arheoloogiliste ja/või retsentsete skelettide/luude ja taimejäänuste süstematiseeritud kogust ning arheoloogilistelt kaevamistelt kogutud pinnaseproovidest.
10.2. Püsipreparaate hoitakse AT uurimislaboratooriumi juures ja nendega töötamist võimaldab luukoguhoidja või AT juhataja. Kõik püsipreparaadid on signeeritud arheoloogia ja/või taksonoomia andmetega.
10.3. Püsipreparaatide kasutamine uurimistöös tuleb publitseerimise korral ära näidata meetodite kirjelduse või tänuavalduste rubriigis.