TALLINNA ÜLIKOOLI ARHEOLOOGIA TEADUSKOGUS HOITAVATE KOLLEKTSIOONIDE JA ARHIIVI VASTUVÕTMISE, SÄILITAMISE JA KASUTAMISE KORD
1. ÜLDIST
1.1. Tallinna Ülikooli arheoloogia teaduskogus (edaspidi: AT) hoiustatav arheoloogiakogu on riigivara ja tervikuna üksikosadeks lahutamatu. Kogu sisuks on:
a) arheoloogilised (sh numismaatilised ja osteoloogilised) kollektsioonid;
b) arheoloogiaarhiiv;
c) võrdluskogud ja proovid (sh luude ja taimejäänuste võrdluskogud ning pinnaseproovid).
1.2. Arheoloogiakogu täieneb arheoloogiliste kaevamiste, maastikuinspektsioonide, detektorileidude, annetuste, ostude jms tulemusel.
1.3. AT-s säilitatavad arheoloogilised leiud ja arhivaalid kannavad akronüümi AI.
1.4. Arheoloogiakogu on avatud teaduslikuks uurimiseks ja õppetööks tasuta. Järelevalvet kogu kasutamise üle korraldab AT peavarahoidja. Vaidlusküsimused lahendab AT juhataja, kaasates vajadusel Tallinna Ülikooli juriidilise nõustaja.
1.5. AT-s säilitatavate leidude, arhivaalide ja võrdluskogust tehtud uuringute ja analüüside publitseerimise kohta kehtivad eeskirjad, mis on kooskõlas Eesti Vabariigi autorikaitse seadusega.
1.6. Arheoloogiakogu kasutamine kommertstegevuseks ja tellimustööd on tasulised ning toimuvad vastavalt kehtestatud hinnakirjale.
2. ARHEOLOOGILISTE LEIDUDE VASTUVÕTMINE
2.1. Arheoloogiliste leidude (edaspidi leidude) vastuvõtuga tegeleb AT peavarahoidja või tema poolt määratud koguhoidja. AT peavarahoidjaga lepitakse eelnevalt e-kirja teel kokku leidude üleandmise-vastuvõtmise aeg.
2.2. Arvele võetavatele leidudele antakse number, mis koosneb akronüümist AI, unikaalsest peanumbrist ja kooloniga eraldatud alanumbri(te)st. Uus peanumber väljastatakse kokkuleppel AT peavarahoidjaga taotleja (leidude üleandja) kirjaliku avalduse alusel.
2.3. Leidude vastuvõtmisel vormistatakse (digi-)allkirjastatud üleandmise-vastuvõtmise akt (vt aktide ja lisade näidisvorme), mis on põhidokument selle kohta, et leiud on AT-sse vastu võetud.
2.4. Akti märgitakse koostamise koht ja kuupäev, vastuvõtja nimi ja ametikoht, üleandva asutuse või isiku nimi ja kontaktandmed, vastuvõetavate leidude hulk ja loetelu. Väärismetallist esemete puhul märgitakse ära ka nende kaal. Luuleidude hulga võib loetellu märkida luustike või üle antavate luukarpide arvuna, pinnaseproovide puhul fikseeritakse proovide maht ja arv. Suure koguse leidude puhul võib koostada eraldi nimekirja, mis lisatakse vastuvõtuaktile või saadetakse üleandmisele-vastuvõtmisele eelnevalt AT peavarahoidjale või tema poolt määratud koguhoidjale. Aktis peab kajastuma leidude üleandmise hetkeseis, sh teave üleandmisele eelnenud väljalaenutuse kohta (näiteks uurimiseks, konserveerimiseks ja/või määramiseks ning kollektsioonist välja antud leidude teave koos laenutaja andmetega).
2.5. Leidude AT-sse vastuvõtmisel lähtutakse nõuetest, mis on leitavad AT poolt koostatud juhenditest. AT-l on õigus keelduda leidude vastuvõtmisest kui ilmneb, et juhendites kehtestatud nõudeid ei ole täidetud.
2.6. Kui kollektsiooni(de) vastuvõtmise järgse esmase inventuuri käigus selgub, et leidude seas on konserveerimist vajavaid leide ja/või kasutatud ebastandardseid karpe, on AT-l õigus nõuda kollektsiooni(de) üleandjalt konserveerimise ja/või ümberpakendamise kulude katmist.
3. ARHEOLOOGILISTE KOLLEKTSIOONIDE SÄILITAMINE
3.1. Arheoloogilisi kollektsioone säilitatakse selleks ette nähtud AT hoidlates ja ekspositsiooniruumides.
3.2. Hoidlate ja ekspositsiooniruumide tehnilised ja kliimatingimused peavad tagama kollektsioonide säilivuse.
3.3. Kollektsioonide säilitustingimusi jälgivad AT juhataja, peavarahoidja, koguhoidjad ja konservaatorid lähtudes juhistest, mis on avaldatud väljaannetes „Artefaktide säilitamine“ Konsa, K., 2007, Tartu Ülikooli Kirjastus ja „The Archaeologist`s manual for conservation“ Bradley A. Rodgers, 2004, Kluwer Academic/Plenum Publishers, New York.
3.4. Kollektsioonide tehnilised säilitus- ja kasutustingimused (küte, valgustus, valvesignalisatsioon ja ruumide puhastamisega seotud sanitaarnõuete täitmine) tagab Tallinna Ülikool.
4. ARHEOLOOGILISTE LEIDUDE KATALOOGIMINE
4.1. Arheoloogiliste leidude kataloogimist viivad läbi koguhoidjad AT peavarahoidja juhendamisel ja eriala spetsialistid.
4.2. Leidude kataloogimisandmed kannavad koguhoidjad Tallinna Ülikooli arheoloogia andmebaasi TALAR ja/või ArhIS.
5. ARHEOLOOGILISTE KOLLEKTSIOONIDE KASUTAMINE
5.1. Leide saab kohapeal kasutada vaid AT peavarahoidja loal ja vastava koguhoidja kohalolekul. Kohapealne leidude kasutamise aeg tuleb eelnevalt kokku leppida (vt kontaktid).
5.2. Kõik arheoloogiliste kollektsioonide kasutajad ja kasutamise eesmärk registreeritakse vastava hoidla külastusraamatus.
5.3. Leide tohib hoidlatest välja viia vaid erandkorras uurimiseks, pildistamiseks, joonistamiseks, kataloogimiseks, konserveerimiseks, eksponeerimiseks ja õppetööks AT peavarahoidja loal. Leidude hoidlast väljaviimine fikseeritakse hoidla külastusraamatus ja/või proovivõtu protokollis ning leiukarpides allkirjastatud sedelitega.
5.4. Leidude ajutisel eemaldamisel AT ekspositsioonist pannakse vitriini teade, kuhu märgitakse leiu pea- ja alanumber, väljavõtmise kuupäev ja põhjus.
5.5. Üliõpilased saavad töötada leidudega neid juhendava õppejõu avalduse alusel ja ainult peale vastava koguhoidja esmast instruktsiooni.
5.6. Isikutel, kes on rikkunud leidude kasutamise korda, võetakse ära leidude kasutamise õigus, kas ajutiselt või alatiseks.
5.7. Kasutada ei saa konserveerimisel ja restaureerimisel olevaid leide. AT ekspositsioonis olevaid leide saab kasutada vaid erandjuhtudel.
5.8. Arheoloogiliste esemete pildistamisloa annab AT peavarahoidja. Leidudest tehtud ülesvõtete pildifailid tuleb anda hiljemalt ühe kuu jooksul üle arheoloogiaarhiivi.
5.9. Leidude publitseerimisel tuleb ära märkida akronüüm AI, peanumber ja alanumber.
5.10. Leide võib ajutiselt teistele asutustele (nt ülikoolidele, muuseumitele) laenutada tingimusel, et laenutaja võtab vastutuse esemete nõuetekohase ja hoidlatega samaväärsete säilitustingimuste ning turvalisuse eest. Väärismetallesemeid laenutatakse näitustele juhul kui laenutusprotsessi jooksul tagatakse transpordi ja eksponeerimise kõrgendatud turvalisus, välismaale viimise puhul esemed selleks ajaks kindlustatakse.
5.11. Leidude laenutamine toimub ametliku taotluse ja laenutusakti alusel. Laenutusakti koostab AT peavarahoidja, laenutusakte säilitatakse Tallinna Ülikooli elektroonilises dokumendihaldussüsteemis. AT peavarahoidja jälgib, et ajutiselt laenutatud esemed tagastatakse õigeaegselt ning laenutuse tagastamine registreeritakse aruandluses.
5.12. Proovistamisele (analüüsimisele) minevate leidude kohta koostatakse proovivõtu protokoll (vt. näidisvorm). Leidudest tehtavate analüüside proovivõtuloa annab AT peavarahoidja. Proovivõtu protokoll koostatakse ja allkirjastatakse proovivõtja, peavarahoidja või tema poolt nimetatud koguhoidja ja analüüsi teostaja poolt ning selles lepitakse kokku võimalik leiu kahjustamise ulatus, analüüsi läbiviimise aeg, analüüsi tulemuste avaldamise õigused ning muud analüüsi läbiviimisega ja leiu tagastamisega seonduvad tähtajad jm asjaolud. Proovivõtu protokollid säilitatakse AT arhiivis.
5.13. Arheoloogilisi leide laenutatakse tähtajaliselt: uurimistööks ja analüüsideks – kuni üheks aastaks; ajutiseks eksponeerimiseks – näituse kestuseks; püsiekspositsioonideks – viieks aastaks. Laenutamistähtaja pikendamiseks tuleb esitada AT-le vastav avaldus.
5.14. AT-le jääb õigus kontrollida laenutatud esemete allesolekut ja seisundit ning põhjendatud juhul võidakse laenutusakt ennetähtaegselt lõpetada.
6. ARHIVAALIDE VASTUVÕTMINE
6.1. Arhivaalide vastuvõtmisega tegeleb arhiivihoidja, kes teeb sellekohase sissekande arhiivi tulmeraamatusse.
6.2. Tulmeraamatu sissekanne on põhidokumendiks arhivaali kuulumise kohta AT arhiivi.
6.3. Tulmeraamatusse märgitakse arhivaali nimetus, selle vastuvõtmise koht ja kuupäev, vastuvõtja nimi, üleandva isiku või asutuse nimi ja aadress, vastuvõetavate arhivaalide hulk ja loetelu.
6.4. Arhiivi vastuvõetud arhivaalid signeeritakse akronüümiga AI ja neile antakse fondinumber.
6.5. Isikuarhiivide üleandmisel võib üleandja nõudmisel kehtestada sellele kasutamispiirangu.
6.6. Kõigi arhiivis säilitatavate käsikirjaliste materjalide ja nende juurde kuuluvate fotode, filmide, jooniste, kaevamis- ja leiuplaanide suhtes säilib autoriõigus.
7. ARHEOLOOGIAARHIIVI SÄILITAMINE
7.1. Arheoloogiaarhiivi säilitatakse selleks ette nähtud ruumides.
7.2. Arhiiviruumide tehnilised ja kliimatingimused peavad tagama arhivaalide säilivuse ja julgeoleku.
7.3. Arhiivi säilitustingimusi jälgib arhiivihoidja lähtudes Eesti Vabariigi arhiiviseadusest ja eeskirjast.
7.4. Arhiivi tehnilised säilitus- ja kasutustingimused (küte, valgustus, valvesignalisatsioon ja ruumide puhastamisega seotud sanitaarnõuete täitmine) tagab Tallinna Ülikool.
8. ARHIIVI KATALOOGIMINE
8.1. Kataloogimist teeb arhiivihoidja arheoloogia teaduskogu juhataja ja peavarahoidja juhendamisel.
8.2. Arhiivihoidja kannab kataloogimisandmed Tallinna Ülikooli arheoloogia andmebaasi TALAR.
9. ARHEOLOOGIAARHIIVI KASUTAMINE
9.1. Kõik arhiivi kasutajad ja kasutamise eesmärk registreeritakse selleks ette nähtud arhiivipäevikus.
9.2. Arhivaale kasutatakse üksnes arhiivis. Arhiivist saab arhivaale välja viia vaid erandkorras kirjaliku taotluse alusel ja AT peavarahoidja loal. Arhivaali väljaviimine fikseeritakse arhiivipäevikus.
9.3. Arhiivi kasutajatel on õigus teha märkmeid ja väljakirjutusi.
9.4. Arhivaalide skaneerimist, fotografeerimist ja kopeerimist teeb arhiivihoidja.
9.5. Isikutel, kes on rikkunud arhiivi kasutamise korda, võetakse ära arhiivi kasutamise õigus kas ajutiselt või alatiseks.
9.6. Arhiivimaterjalide publitseerimisel tuleb ära märkida akronüüm AI ja fondinumber või viidata AT arhiivile.
10. Võrdluskogud ja proovid
10.1. Võrdluskogud ja proovid koosnevad arheoloogiliste ja/või kaasaegsete skelettide/luude ja taimejäänuste süstematiseeritud kogust ning arheoloogilistelt kaevamistelt kogutud pinnaseproovidest.
10.2. Võrdluskogusid ja proove hoitakse AT uurimislaboratooriumi juures ja nendega töötamist võimaldab luukogu hoidja või AT juhataja. Kõik võrdluskogud ja proovid on signeeritud arheoloogia ja/või taksonoomia andmetega.
10.3. Võrdluskogude ja proovide kasutamine uurimistöös tuleb publitseerimise korral ära näidata meetodite kirjelduse või tänuavalduste rubriigis.